Le regole alle quali si sono attenuti gli organizzatori di quasi tutte le edizioni sono le seguenti:

• Il gruppo (o l’associazione culturale o istituzionale) organizzatore ha ampia autonomia nella scelta dei relatori e dei sottotemi da affrontare nell’ambito del convegno.
• Il Convegno si articola su tre giornate: venerdì sera, sabato e domenica mattina. In genere nell’ultimo giorno si prevede un incontro organizzativo per porre le basi per l’appuntamento dell’anno successivo.
• Il venerdì sera in genere è dedicato al saluto delle autorità e ad un concerto.
• Gli organizzatori si impegnano a trovare i fondi per tutte le spese del Convegno: pubblicità, affissioni, inviti, posta, rimborso spese per i relatori e i coordinatori di gruppo.
• Dell’iniziativa va data comunicazione alla stampa locale e ai principali quotidiani nazionali.
• A tutti i gruppi viene inviato con un certo anticipo un congruo numero di copie del manifesto del programma perché venga affisso nei luoghi ritenuti più opportuni.

• Nella stesura del programma bisogna tener conto dei possibili contributi culturali forniti da ogni associazione o valle che ha partecipato più volte al convegno.
• Per i relatori forniti dai gruppi culturali è previsto un rimborso delle spese di viaggio, alloggio, vitto e, se possibile, un compenso forfetario per la preparazione e la presentazione della comunicazione.
• Nel convegno è bene che trovino spazio momenti di festa, di convivialità, di musica o canto.
• Dovrebbe essere previsto uno spazio nei locali adiacenti alla sala dove si svolge il Convegno per l’esposizione e la vendita delle opere prodotte dall’editoria delle singole valli.
• In ogni edizione dovrebbe essere esposto il poster in formato manifesto con il logo dei Tra/Montani e la rassegna di tutti gli incontri realizzati dal 1990 in poi.
• Il gruppo organizzatore si impegna nella pubblicazione, in tempi ragionevoli e a sue spese, degli atti del Convegno.
• Dovrebbero essere previste convenzioni con gli alberghi e i ristoranti del luogo ove si tiene il convegno, vantaggiose per i partecipanti. Non sono da escludersi forme di ospitalità in famiglia o presso amici per ridurre i costi di partecipazione.
• Nel corso di ogni Convegno ci si prende cura di raccogliere gli indirizzi dei partecipanti aggiornando così lo schedario degli interessati all’iniziativa.